Seien Sie ehrlich: Wie vollständig und korrekt sind Ihre Produktdaten in Ihrem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) erfasst?
Erfahrungsgemäß sind viele unserer Kund*innen anfangs überzeugt, dass die Konsistenz Ihrer Daten gut ist. Erst bei genauer Betrachtung merken sie, dass nicht alle benötigten Daten für Anfragen aus ihrer Kundschaft greifbar sind. So fehlen oft Übersetzungen, technische Spezifikationen wie zum Beispiel Zoll (inch), Fuß (foot), verwendbares Bildmaterial oder aussagekräftige Produktbeschreibungen.
Weiters lässt sich beobachten, dass mit dem Erfolg eines Unternehmens, oft der Überblick über die bestehenden Daten verloren geht. Ein Beispiel: Das Sales-Team eines Unternehmens verkauft ein sehr gefragtes Produkt an Geschäfte, Händler, Marketplaces in verschiedenen Ländern. Aber nicht alle benötigten Daten befinden sich an einem Ort. Vielmehr gibt es viele „Orte“ mit unterschiedlichen Systemen, Excel-Tabellen, PDF-Dokumenten, in verschiedenen Abteilungen und mit unterschiedlichen Inhalten und Datenständen.
Mit Sicherheit haben Sie sich auch mehrfach folgende Frage gestellt: Wieso benötigen Sie Product Information Management (PIM), wenn Sie doch ein ERP-System haben, das Produktdaten speichert?
Viele Unternehmen verfügen zwar über ein Enterprise-Resource-Planning-System, kurz ERP, in welchem ihre Produktdaten verwaltet sind. Doch stellen sie oftmals fest, dass dort wider Erwarten nicht alle von und für Ihre Kund*innen benötigten Daten verfügbar sind. Tatsächlich überschneiden sich einige Funktionalitäten des ERP-Systems mit jenen eines PIM-Systems. Dennoch sind die beiden Systeme sehr unterschiedlich und dienen auch unterschiedlichen Zwecken.
Was bedeutet Enterprise Resource Planning?
Als ERP-Systeme werden integrierte betriebswirtschaftliche Softwarelösungen bezeichnet. Sie dienen der Unterstützung, Bündelung und Steuerung aller notwendigen Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens. Gemeint sind damit alle für die Produktion oder Dienstleistung notwendigen Mittel, Güter und Kapazitäten, Materialien, Finanzen, Vertrieb, Marketing, Personalwesen, Einkaufsbestand.
Es wird geschätzt, dass in etwa 80 Prozent aller Unternehmen in Deutschland ERP-Systeme nutzen.
ERP-Systeme zeichnen sich insbesondere durch folgende Merkmale aus:
Ist ein ERP ausreichend für Ihre aktuellen Produktdaten-Anforderungen?
Je nach Ausprägung Ihres ERP-Systems bieten die Bereiche Stammdatenmanagement und Marketing & Vertrieb auch ein gewisses Produktinformationsmanagement (siehe Grafik oben).
Mittlerweile sind die Anforderungen an Produktinformationen enorm gestiegen. So müssen sie mehrsprachig auf verschiedenen Kanälen und zielgruppenspezifisch zur Verfügung stehen. Bestmöglich zeitnah und vollautomatisch. Um das zu erreichen, sind für Unternehmen gewaltige Anstrengungen erforderlich.
Kundengruppenspezifische Ausprägungen und vertriebskanalspezifische Informationen wie etwa mehrere Bilder, zusätzliche Dokumente, Datenblätter und Videos sowie ausführliche Beschreibungstexte, mitunter in verschiedenen Sprachen und für unterschiedliche Zielgruppen, liegen in der Regel nicht im ERP vor. Vielmehr werden sie von unterschiedlichen Fachabteilungen im Unternehmen in eigenen Dateien und Verzeichnisstrukturen verwaltet.
Die zunehmende Masse an Daten, der Zugriff auf diese durch verschiedene Personen und Abteilungen mit unterschiedlichen Anforderungen, das Speichern der Daten an unterschiedlichen Orten mündet häufig in ein unüberblickbares Datenchaos.
Mit zunehmenden Wachstum Ihres Unternehmens können sich Ihre Parameter verändern: Neue Vertriebskanäle kommen hinzu oder neue Märkte werden erschlossen. Prozesse wie dezentrale Datenpflegemöglichkeiten, Freigabeprozesse, Prüffunktionen für die Datenqualität, Unterstützung bei Übersetzungen, Versionierungsmöglichkeiten oder eine Aufgabenverwaltung rund um die Datenpflege werden erforderlich.
An dieser Stelle sollten Sie über die Implementierung eines PIM-Systems nachdenken!
Was ist PIM – Product Information Management?
Ein PIM-System ist eine IT-Lösung, die eine einzige Plattform (Single Source of Truth) zum Sammeln, Verwalten und Anreichern von Produktinformationen bietet und so den Aufwand für Datenpflege und Datenerfassung möglichst effizient und ressourcenschonend gestaltet. Es beinhaltet die Erfassung, Pflege und Aufbereitung von Produktdaten sowie deren Bereitstellung für verschiedene Ausgabekanäle bzw. Medien.
Mit Product Information Management gelingt Ihnen die (voll)automatische Erstellung ihrer Produktkataloge und die Verteilung dieser an unterschiedliche E-Commerce- und Vertriebskanäle. Da die Stammdaten, wie z.B. Artikelnummern und Logistikdaten, bereits im ERP-System erfasst sind, fokussiert sich PIM auf erweiterte Vertriebs- und Marketingdaten. PIM sorgt dafür, dass die benötigten Produktinformationen des Herstellers, der Marketingabteilung und des ERP-Systems einheitlich in den Onlineshop, den Katalog oder auf das Verkaufsetikett kommen. Veraltete Informationen und Duplikate können sie leicht eliminieren und gewinnen dadurch Produktdaten, die vollständig, aktuell und korrekt sind.
So wird die Datenqualität im System, sowie die Konsistenz der Produktinformationen in den einzelnen Kanälen enorm gesteigert. Durch die Parallelisierung der Prozesse verkürzt sich zudem das Time-to-Market (dt. Produkteinführungszeit) bei gleichzeitiger Reduzierung der Kosten.
ERP versus PIM
Informationstiefe und -breite
Ein ERP-System ist nicht für die Verwaltung komplexer Produktdaten ausgelegt. Produktdatenbreite und -tiefe sowie Flexibilität sind im PIM höher als im ERP. Eigenschaften, Beschreibungen, Bildmaterialien etc. können im PIM besser abgebildet werden.
Produktbeziehungen
Die Verwaltung der Produktbeziehungen ist ebenso ein gravierender Unterschied zwischen PIM und ERP. ERP-Systeme organisieren die Produkte im Allgemeinen so, wie sie gekauft werden, in einer einzigen Produkthierarchie. themen- oder zielgruppenspezifische Produkthierarchien sind selten möglich. Im Vergleich dazu bietet ein PIM eine größere Flexibilität bei den Produktbeziehungen. PIM ermöglicht es Ihnen, mehrere Produkte und Kategorien effizient zu organisieren.
Umgang mit digitalen Assets
Hier unterscheiden sich die Funktionalitäten von ERP stark von denen von PIM. ERP-Systeme bieten keine Möglichkeit zur Verwaltung von Rich Media wie Produktbildern, Videos oder anderen digitalen Assets.
PIM kann auch Digital Asset Management (DAM) nutzen, um alle Assets zu speichern und anzureichern. ein Werkzeughändler könnte so zum Beispiel DAM nutzen, um ein Video in eine Produktseite einzubinden. Das Video wäre im PIM einfach zu finden und würde den Kund*innen ein interaktives Einkaufserlebnis bieten.
Workflow-Prozesse
Ein ERP bildet im Gegensatz zu einem PIM-System, die zu den Produkten zugehörigen Workflows und Zuständigkeiten nicht ab. Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten lassen sich ebenso wie Workflows im PIM granular regeln.
Warum ein ERP kein PIM ist
Der Unterschied zwischen PIM und ERP besteht im Wesentlichen darin, dass sich ein PIM-System ausschließlich auf das Produktinformationsmanagement, Digital Asset Management und technische Spezifikationen konzentriert. PIM ist darauf ausgelegt, mit vielen Attributen und Validierungsregeln sowie Attribut-Typisierungen umzugehen.
ERP-Systeme erreichen nicht den gleichen Grad an Automatisierung und Erweiterungsmöglichkeiten für die Produktdaten, da sie nicht für diesen Zweck gebaut sind. Ein ERP-System konzentriert sich auf die Verwaltung von Transaktionsdaten, die die Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse des Unternehmens steuern.
| PIM | ERP |
| PIM konzentriert sich auf die Verwaltung und Verbesserung der Produktdaten und die Verteilung dieser Daten. | ERP konzentriert sich auf die Verwaltung und Verbesserung aller verkaufsbezogenen Geschäftsprozesse wie z.B. Einkauf, Fertigung und Lagerverwaltung. |
| PIM-Systeme sind daraus ausgelegt, mit vielen Attributen mit Validierungsregeln und Attribut-Typisierungen umzugehen. | ERP-Systeme haben nicht die gleichen Fähigkeiten für die Konsolidierung angemessener, konsistenter und vollständiger Produktdaten. |
| PIM-Systeme sind für die Bearbeitung, Verbesserung und Verteilung von Produktdaten konzipiert und bieten die Möglichkeit, viele dieser Prozesse zu automatisieren. | ERP-Systeme erreichen nicht den gleichen Grad an Automatisierung und Erweiterungsmöglichkeiten für die Produktdaten, da sie nicht für diesen Zweck gebaut sind. |
| Ein PIM-System ermöglicht es, die gleichen Produkte auf unterschiedliche Weise zu speichern (z.B. unterschiedliche Sprachen, Zielgruppen und Ausgabekanäle). | ERP-Systeme verfügen in der Regel nicht über diese Funktionalität. Sie haben Schwierigkeiten, Produkthierarchien und multidimensionalen Varianten abzubilden. |
| PIM kann auch Digital Asset Management (DAM) nutzen, um alle Assets zu speichern und anzureichern. | ERP-Systeme bieten in der Regel keine Möglichkeit zur Verwaltung von Rich Media wie Produktbildern, Videos oder anderen Mediendateien. |
Erfolgreich mit Product Information Management. Wir sind die Spezialisten, wenn es um Ihre Produktkommunikation geht. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.
