In vielen Unternehmen beginnt das Produktdatenmanagement mit Excel. Tabellen werden erstellt, Spalten ergänzt und neue Informationen kontinuierlich hinzugefügt. Auf den ersten Blick wirkt diese Lösung pragmatisch und kostengünstig. Doch kann eine Tabellenkalkulation wirklich die Anforderungen eines modernen Product Information Management Systems erfüllen?
Mit wachsendem Sortiment und steigender Anzahl an Vertriebskanälen zeigt sich schnell, dass Excel zwar kurzfristig funktioniert, langfristig jedoch an klare Grenzen stößt.
Warum Excel häufig als PIM genutzt wird
Excel wirkt zunächst wie eine einfache Lösung:
- schnell eingerichtet
- keine zusätzliche Software notwendig
- vertrautes Werkzeug für viele Mitarbeitende
- geringe Einstiegskosten
Doch mit zunehmender Nutzung wächst nicht nur die Datei, sondern auch die Komplexität der gesamten Datenstruktur.
Typische Probleme im Excel-basierten Produktdatenmanagement
Viele Unternehmen erleben ähnliche Herausforderungen:
1. Abhängigkeit von wenigen Personen
Oft gibt es nur ein oder zwei Mitarbeitende, die die Struktur der Datei wirklich verstehen. Fällt dieses Wissen weg, wird die Pflege der Daten schnell schwierig.
2. Wachsende Komplexität der Dateien
Mit der Zeit werden Tabellen immer größer. Neue Spalten, neue Produkte und zusätzliche Anforderungen führen zu komplexen Strukturen, die schwer zu überblicken sind.
3. Unterschiedliche Wissensstände im Team
Mehrere Mitarbeitende greifen auf dieselben Dateien zu, jedoch mit unterschiedlichen Kenntnissen über Aufbau und Pflege der Daten. Fehler und Inkonsistenzen sind nahezu unvermeidbar.
4. Manuelle Prozesse und hohe Fehleranfälligkeit
Produktinformationen werden häufig manuell übertragen, kopiert oder angepasst. Automatisierungen fehlen meist vollständig.
5. Daten aus verschiedenen Quellen
Produktinformationen stammen aus unterschiedlichen Systemen und Quellen, beispielsweise: Lieferantendaten, Marketingtexte, technische Spezifikationen, Übersetzungen, Bildmaterial usw. Diese Informationen müssen manuell zusammengeführt werden.
6. Fehlende Struktur und Klassifizierung
Excel bietet keine echten Datenmodelle, keine Produktklassifizierung und keine klar definierten Strukturen für komplexe Produktinformationen.
7. Keine klaren Prozesse
Freigaben, Workflows oder definierte Verantwortlichkeiten sind in Excel kaum abbildbar.
Die Konsequenz: Eine lange Time-to-Market
Wenn Produktdaten manuell gesammelt, gepflegt und verteilt werden müssen, verlängert sich der gesamte Prozess der Produktbereitstellung erheblich. Neue Produkte benötigen länger bis sie vollständig im Shop, im Katalog oder auf Marktplätzen verfügbar sind.
Die unterschätzte Säule: Das Produkt
Gerade im digitalen Handel bildet das Produkt eine der zentralen Säulen eines Unternehmens. Denn ohne vollständige, konsistente und qualitativ hochwertige Produktinformationen kann sich ein Produkt kaum erfolgreich verkaufen.
Produktdaten sind längst mehr als reine Verwaltung. Sie sind ein entscheidender Faktor für Sichtbarkeit, Kundenerlebnis und Vertriebserfolg.
Excel kann funktionieren. Aber nur bis zu einem bestimmten Punkt.
Für kleinere Sortimente oder in frühen Unternehmensphasen kann Excel durchaus eine praktikable Übergangslösung sein. Doch sobald Sortiment, Märkte und Vertriebskanäle wachsen, steigen auch die Anforderungen an Struktur, Qualität und Geschwindigkeit der Daten.
Dann stellt sich eine grundlegende Frage:
Möchte man weiterhin mit zunehmendem Aufwand ein immer komplexeres Excel-Konstrukt verwalten?
Oder ist es sinnvoll, Produktdaten strukturiert, zentral und automatisiert in einem PIM-System zu organisieren?
Genau hier setzen moderne Product Information Management Systeme wie mediaSolution3 an. Sie schaffen klare Datenstrukturen, definierte Prozesse und ermöglichen eine effiziente Verwaltung sowie Ausspielung von Produktinformationen über alle Kanäle hinweg.
Wer sich intensiver mit diesem Thema beschäftigt, erkennt schnell: Effizientes Produktdatenmanagement ist kein Nice-to-have. Es ist eine zentrale Voraussetzung für Wachstum und Skalierbarkeit.
