ERP vs PIM – Oder warum ein ERP kein PIM ist

ERP und PIM erfüllen unterschiedliche Aufgaben: Ein ERP-System steuert zentrale betriebswirtschaftliche Prozesse wie Einkauf, Lager, Produktion und Verkauf. Ein PIM-System konzentriert sich dagegen auf die Verwaltung, Anreicherung und Bereitstellung von Produktinformationen für Vertrieb, Marketing, Webshops, Kataloge und weitere Kanäle.

Die entscheidende Frage lautet deshalb meistens nicht „PIM oder ERP?“, sondern: Wie arbeiten ERP und PIM sinnvoll zusammen?

Beide Systeme haben also Berührungspunkte bei den Produktdaten, verfolgen aber unterschiedliche Ziele.

Was macht ein ERP-System?

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System unterstützt Unternehmen dabei, zentrale betriebswirtschaftliche Prozesse zu verwalten und miteinander zu verbinden.

Dazu zählen beispielsweise:

• Einkauf
• Produktion
• Lagerhaltung
• Verkauf
• Logistik
• Finanzwesen

Im Zusammenhang mit Produkten enthält das ERP häufig grundlegende Stammdaten wie Artikelnummern, Preise, Bestände, Lieferinformationen oder andere kaufmännische Daten. Diese Informationen sind für die operativen Abläufe eines Unternehmens unverzichtbar. Für die moderne Produktkommunikation reichen sie jedoch häufig nicht aus.

ERP-Systeme zeichnen sich insbesondere durch folgende Merkmale aus:

Was macht ein PIM-System?

PIM steht für Product Information Management. Ein PIM-System dient dazu, Produktinformationen zentral zu sammeln, zu strukturieren, anzureichern und für unterschiedliche Ausgabekanäle bereitzustellen.

Neben Stammdaten aus dem ERP können beispielsweise folgende Informationen im PIM verwaltet werden:

• technische Attribute und Spezifikationen
• Produktbeschreibungen
• Übersetzungen
• Klassifikationen
• Dokumente und Datenblätter
• Produktbilder und weitere Medien
• Produktbeziehungen und Varianten
• länder- oder zielgruppenspezifische Informationen

Damit entsteht eine zentrale und verlässliche Datenbasis für die Produktkommunikation.

Die Informationen können anschließend für Webshops, Produktdatenblätter, Kataloge, Marktplätze oder weitere Vertriebs- und Kommunikationskanäle genutzt werden.

Welche Produktdaten gehören ins ERP – und welche ins PIM?

Die Grenze zwischen ERP und PIM ist nicht in jedem Unternehmen identisch. Eine einfache Orientierung hilft jedoch:

Das ERP weiß beispielsweise:

• Welche Artikelnummer hat das Produkt?
• Wie hoch ist der Preis?
• Wie viel Bestand ist verfügbar?
• Wann kann geliefert werden?
• Bei welchem Lieferanten wird eingekauft?

Das PIM beantwortet dagegen Fragen wie:

• Welche technischen Eigenschaften hat das Produkt?
• Welche Beschreibung benötigt der Webshop?
• Welche Informationen benötigt der Kunde in Deutschland, Österreich oder der Schweiz?
• Welche Übersetzungen sind verfügbar?
• Welche Produkte gehören zusammen?
• Welche Informationen sollen im Datenblatt erscheinen?
• Welche Inhalte werden für einen bestimmten Vertriebskanal benötigt?

Das ERP stellt damit häufig wichtige Basisdaten bereit. Im PIM werden diese Daten für die Produktkommunikation ergänzt, strukturiert und aufbereitet.

Warum reicht ein ERP für Produktinformationen oft nicht aus?

Die Anforderungen an Produktinformationen sind in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen.

Kunden erwarten vollständige und aktuelle Informationen – unabhängig davon, ob sie ein Produkt im Webshop ansehen, ein Datenblatt herunterladen oder einen Katalog nutzen.

Gleichzeitig steigt in vielen Unternehmen die Komplexität:

Mehr Produkte. Mehr Varianten. Mehr technische Attribute. Mehr Sprachen. Mehr Märkte. Mehr Vertriebskanäle.

Ein ERP-System ist in erster Linie für betriebswirtschaftliche Prozesse konzipiert. Umfangreiche Produktbeschreibungen, komplexe technische Datenmodelle, Übersetzungen oder kanalspezifische Informationen lassen sich dort je nach System nur eingeschränkt oder mit hohem Aufwand verwalten.

Die Folge: Zusätzliche Produktinformationen werden häufig außerhalb des ERP gepflegt.

Zum Beispiel in:

• Excel-Tabellen
• PDF-Dokumenten
• Ordnerstrukturen
• Webshops
• Datenbanken
• Systemen einzelner Abteilungen

Dadurch entstehen schnell unterschiedliche Datenstände, doppelte Pflege und unnötiger manueller Aufwand.

Ein PIM-System führt diese Informationen zentral zusammen.

Brauche ich ein PIM, wenn ich bereits ein ERP habe?

Nicht jedes Unternehmen mit einem ERP-System benötigt automatisch ein PIM.

Je komplexer jedoch Produktdaten, Sortimente und Vertriebskanäle werden, desto größer wird der Nutzen einer zusätzlichen PIM-Lösung.

Ein PIM wird insbesondere interessant, wenn:

• zahlreiche technische Produktattribute gepflegt werden,
• Produktinformationen in mehreren Sprachen benötigt werden,
• unterschiedliche Märkte oder Sortimente bedient werden,
• mehrere Abteilungen an den Produktdaten arbeiten,
• Produktdaten für verschiedene Vertriebskanäle aufbereitet werden müssen,
• Webshops, Datenblätter oder Kataloge automatisiert versorgt werden sollen,
• Informationen heute zusätzlich in Excel-Dateien oder anderen Insellösungen liegen,
• Datenqualität und Vollständigkeit systematisch geprüft werden sollen.

Spätestens wenn die Pflege und Bereitstellung von Produktinformationen zu einem erheblichen manuellen Aufwand wird, lohnt sich ein genauer Blick auf ein PIM-System.

Wie arbeiten ERP und PIM zusammen?

ERP und PIM ersetzen sich nicht. Im Idealfall ergänzen sich beide Systeme. Ein typischer Datenfluss sieht beispielsweise so aus:

ERP → PIM → Vertriebskanäle

Das ERP liefert grundlegende Produktstammdaten an das PIM. Im PIM werden diese Informationen anschließend um technische, marketingrelevante und kanalspezifische Daten ergänzt. Von dort können die vollständigen Produktinformationen an unterschiedliche Kanäle weitergegeben werden:

Dadurch muss nicht jeder Ausgabekanal einzeln mit Informationen aus unterschiedlichen Quellen versorgt werden.

Warum ein ERP kein PIM ersetzt

ERP-Systeme sind darauf spezialisiert, betriebliche Abläufe und Transaktionen zu steuern. PIM-Systeme sind dagegen speziell dafür konzipiert, große Mengen komplexer Produktinformationen zu verwalten, anzureichern und zielgerichtet bereitzustellen.

Besonders deutlich wird der Unterschied bei vier Themen:

1. Informationstiefe

Produkte können über eine Vielzahl technischer Eigenschaften, Beschreibungen, Übersetzungen und weiterer Informationen verfügen. PIM-Systeme sind darauf ausgelegt, solche komplexen Produktdatenmodelle strukturiert abzubilden.

2. Produktbeziehungen und Varianten

Ein Produkt kann Teil verschiedener Sortimente sein, in unterschiedlichen Varianten angeboten oder je nach Markt anders dargestellt werden. Ein PIM bietet dafür flexible Strukturen und Beziehungen zwischen Produkten, Kategorien und Sortimenten.

3. Medien und Dokumente

Zur modernen Produktkommunikation gehören nicht nur klassische Stammdaten, sondern beispielsweise auch Bilder, technische Dokumente, Datenblätter oder Videos. Diese Informationen können mit den entsprechenden Produkten verknüpft und für unterschiedliche Kanäle bereitgestellt werden.

4. Datenqualität und Prozesse

Bei der Produktdatenpflege arbeiten häufig mehrere Personen und Abteilungen zusammen. Freigaben, Verantwortlichkeiten, Pflichtfelder, Validierungen oder Übersetzungsprozesse helfen dabei, die Qualität der Produktinformationen dauerhaft sicherzustellen.

PIM und ERP in der Praxis

In einer integrierten Systemlandschaft bleibt das ERP weiterhin die zentrale Quelle für die Daten, für die es geschaffen wurde. Das PIM übernimmt anschließend die Aufgabe, daraus vollständige und nutzbare Produktinformationen für Kunden, Vertrieb und Marketing zu machen.

Mit mediaSolution3 können Produktinformationen zentral verwaltet, strukturiert und für unterschiedliche Kanäle bereitgestellt werden. Bestehende Systeme wie ERP, Webshop oder weitere Datenquellen können dabei in die Produktdatenprozesse integriert werden.

Das Ziel ist nicht, bestehende Systeme zu ersetzen.

Das Ziel ist, jedem System die Aufgabe zu geben, für die es am besten geeignet ist.

Fazit: PIM oder ERP?

ERP und PIM verfolgen unterschiedliche Ziele. Das ERP bildet die Grundlage für viele operative und kaufmännische Unternehmensprozesse. Das PIM schafft die zentrale Datenbasis für eine effiziente und konsistente Produktkommunikation.

Für Unternehmen mit komplexen Produktdaten lautet die Frage deshalb häufig nicht:
„Brauchen wir ERP oder PIM?“
Sondern:
„Wie verbinden wir ERP und PIM so, dass unsere Produktdaten möglichst effizient vom Ursprung bis zum Kunden gelangen?“

Genau dann spielen beide Systeme ihre jeweiligen Stärken aus.

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